Aviso de Privacidad Integral

1.Identidad y domicilio del responsable

SERCOFI Servicios Contables y Financieros (en adelante, “SERCOFI”, “nosotros” o “el responsable”), con RFC [RFC], con domicilio en Calle Sección 40, Manzana 79, Lote 5, Colonia Río de Luz, entre Avenida Suterm e Industrias, C.P. 55100, Ecatepec de Morelos, Estado de México, es responsable del tratamiento de tus datos personales conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025 (la “Ley”), y demás disposiciones aplicables.

En cumplimiento del artículo 29 de la Ley, hemos designado a [Nombre de la persona responsable de datos personales] como responsable de atender las solicitudes relacionadas con tus datos personales. Puedes contactarle en [email protected], en el teléfono 55 3988 7605 o en el domicilio indicado.

2.Datos personales que recabamos

Recabamos únicamente los datos necesarios para la relación que tengas con nosotros:

a) Si nos contactas o llenas el diagnóstico gratuito en el sitio web

• Identificación y contacto: nombre, teléfono o WhatsApp, correo electrónico y ciudad o municipio.
• Información general de tu negocio: régimen fiscal, giro, número aproximado de empleados, rango de facturación anual, servicios que te interesan, situación de tus declaraciones y cualquier comentario que decidas escribir.

a-bis) Si nos escribes por WhatsApp

• Tu número de WhatsApp, el nombre de tu perfil y los mensajes que nos envías.
• Guardamos solo los últimos 10 mensajes de cada conversación (para dar contexto a las respuestas) y un registro con la fecha, tu número y si la conversación se pasó a una persona del equipo.
• No guardamos datos de tarjetas: si los escribes, se eliminan automáticamente antes de almacenarse. Nunca te pediremos por WhatsApp contraseñas, NIP, claves del SAT ni datos de tarjeta.

a-ter) Si te suscribes al boletín fiscal

• Tu nombre y correo electrónico, la fecha en que confirmaste la suscripción y, en su caso, la fecha de baja.
• Si respondes un correo del boletín, el texto de tu respuesta para contestarte. Te contesta primero el asistente de inteligencia artificial de SERCOFI y, si hace falta, una persona del equipo.
• Te suscribes con doble confirmación y puedes darte de baja con el enlace de cada correo o respondiendo BAJA.

b) Si contratas nuestros servicios

• Identificación: nombre, identificación oficial, CURP, firma, y en su caso los datos y poderes de tu representante legal.
• Fiscales: RFC, Constancia de Situación Fiscal, régimen, obligaciones fiscales, comprobantes fiscales (CFDI), declaraciones y opiniones de cumplimiento.
• Financieros y patrimoniales: estados de cuenta bancarios, ingresos, egresos, activos, pasivos, información contable y, cuando sea necesario para el servicio, la e.firma o la contraseña del SAT.
• Laborales de tu empresa: registro patronal ante el IMSS, datos ante Infonavit y nómina.
• De contacto y domicilio fiscal.

c) Datos personales sensibles

Como regla general no solicitamos datos personales sensibles. Si para un servicio específico fuera indispensable tratar alguno (por ejemplo, incapacidades médicas necesarias para el cálculo de una nómina), te pediremos tu consentimiento expreso y por escrito, mediante firma autógrafa o electrónica, conforme al artículo 8 de la Ley.

Sobre la e.firma y la contraseña del SAT: solo las solicitamos cuando el servicio lo requiere y lo hayas autorizado por escrito. Las resguardamos con acceso restringido, las usamos exclusivamente para el servicio contratado y te recomendamos cambiar tu contraseña al terminar la relación.

3.Datos de los trabajadores, clientes o proveedores de tu empresa

Cuando te prestamos servicios de nómina, contabilidad o control interno, tratamos datos personales de terceros (por ejemplo, de tus trabajadores, clientes o proveedores) que tú nos entregas. En esos casos tu empresa es la responsable de esos datos y SERCOFI actúa como encargado: los tratamos solo por cuenta tuya, conforme a tus instrucciones y para prestar el servicio contratado, y no los usamos para fines propios.

Corresponde a tu empresa informar a esas personas mediante su propio aviso de privacidad y, en su caso, obtener su consentimiento.

4.Finalidades del tratamiento

Finalidades primarias (necesarias para el servicio)

• Responder tus solicitudes de información, llamadas y mensajes.
• Evaluar tu situación mediante el diagnóstico gratuito y preparar una propuesta de servicios.
• Celebrar y cumplir el contrato o la propuesta de servicios profesionales.
• Prestar servicios de contabilidad, impuestos, nómina, seguridad social, control interno y asesoría de negocios.
• Presentar declaraciones, avisos y trámites ante el SAT, IMSS, Infonavit, autoridades fiscales estatales y otras instituciones, por tu cuenta.
• Atender requerimientos, revisiones y procedimientos de autoridades relacionados con el servicio.
• Facturar, cobrar y llevar nuestra propia contabilidad.
• Cumplir obligaciones legales propias, incluidas las de conservación de información.

Finalidades secundarias (no necesarias para el servicio)

• Enviarte recordatorios de fechas fiscales, boletines, novedades fiscales e invitaciones a cursos o eventos.
• Ofrecerte otros servicios de SERCOFI.
• Realizar encuestas de satisfacción y estadísticas internas para mejorar nuestro servicio.

Si no deseas que usemos tus datos para las finalidades secundarias, envía un correo a [email protected] con el asunto “No deseo comunicaciones”. Puedes hacerlo en cualquier momento. Tu negativa no será motivo para negarte nuestros servicios.

Si en el futuro quisiéramos usar tus datos para una finalidad distinta a las descritas aquí, te pediremos de nuevo tu consentimiento, como lo exige la Ley.

5.Consentimiento

• Datos del sitio web: al marcar la casilla de aceptación del aviso de privacidad en nuestros formularios otorgas tu consentimiento para el tratamiento de los datos que nos proporcionas.
• Datos financieros y patrimoniales: conforme al artículo 7 de la Ley, te pediremos tu consentimiento expreso, que otorgarás al firmar la propuesta o el contrato de servicios, o por otro medio que deje constancia de tu voluntad.
• Datos personales sensibles: solo con tu consentimiento expreso y por escrito (artículo 8 de la Ley).

No necesitamos tu consentimiento cuando el tratamiento es necesario para cumplir obligaciones derivadas de nuestra relación jurídica, cuando una ley lo ordena o cuando existe un mandato de autoridad competente (artículo 9 de la Ley).

5-bis.Asistente de inteligencia artificial en WhatsApp

Nuestro WhatsApp lo atiende primero un asistente de inteligencia artificial, que se presenta como tal en el primer mensaje. Lo usamos para responder dudas generales sobre nuestros servicios, horario y forma de trabajo, y para pasar tu conversación a una persona del equipo cuando lo pides, cuando hay una queja o cuando la pregunta requiere a un contador. Al pasarla, la persona recibe un resumen breve para que no tengas que repetir la información.

El asistente no toma decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre ti ni da asesoría fiscal o legal personalizada. Para generar sus respuestas, el texto de tus mensajes se procesa con el servicio de OpenAI, que actúa como encargado.

Solo te escribimos primero por WhatsApp si lo aceptaste expresamente en nuestro formulario. Puedes dejar de recibir mensajes en cualquier momento respondiendo BAJA.

6.Proveedores que nos ayudan (encargados)

Para operar usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, bajo nuestras instrucciones y con obligaciones de confidencialidad. Algunos se ubican fuera de México:

7.Transferencias de datos

Podemos transferir tus datos, sin requerir tu consentimiento conforme al artículo 36 de la Ley, a:

No vendemos, rentamos ni cedemos tus datos personales a terceros con fines comerciales. Si en algún caso fuera necesaria una transferencia que sí requiera tu consentimiento, te lo pediremos antes de hacerla.

8.Cómo limitar el uso o divulgación de tus datos

• Escríbenos a [email protected] para dejar de recibir comunicaciones o para restringir algún uso específico.
• Cada correo informativo que te enviemos incluirá la opción para dejar de recibirlos.
• Mantenemos un listado interno de personas que han pedido no recibir comunicaciones y lo respetamos.

9.Derechos ARCO: acceso, rectificación, cancelación y oposición

Tienes derecho a:

• Acceso: saber qué datos tenemos de ti y cómo los usamos.
• Rectificación: corregirlos si están incompletos o son inexactos.
• Cancelación: pedir que los eliminemos de nuestros registros.
• Oposición: oponerte a su uso para fines específicos, por causa legítima.

Cómo presentar tu solicitud

Envía un correo a [email protected] con el asunto “Derechos ARCO”, o entrega un escrito en nuestro domicilio. Conforme al artículo 28 de la Ley, tu solicitud debe incluir:

1. Tu nombre y un domicilio o correo para recibir la respuesta.
2. Copia de tu identificación oficial o, si actúas por medio de un representante, su identificación y el documento que acredite la representación.
3. La descripción clara de los datos sobre los que quieres ejercer tu derecho (salvo en el derecho de acceso).
4. El derecho que quieres ejercer o lo que solicitas.
5. Cualquier documento que nos ayude a localizar tus datos. Si pides una rectificación, indica la corrección y adjunta el documento que la respalde.

Plazos

Te comunicaremos nuestra respuesta en un máximo de 20 días desde que recibamos tu solicitud. Si procede, la haremos efectiva dentro de los 15 días siguientes. Estos plazos podrán ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen (artículo 31 de la Ley). El trámite es gratuito; solo podrías cubrir los gastos de envío o de reproducción de documentos.

Cuándo no podemos cancelar tus datos

Conforme al artículo 25 de la Ley, no estamos obligados a cancelar datos que sigan siendo necesarios para cumplir un contrato vigente, que debamos conservar por disposición legal (por ejemplo, la contabilidad y su documentación, que el Código Fiscal de la Federación obliga a conservar), o cuya cancelación obstaculice actuaciones de autoridades vinculadas a obligaciones fiscales. En esos casos los datos quedarán bloqueados y solo se usarán para esos fines.

10.Revocación del consentimiento

Puedes revocar en cualquier momento el consentimiento que nos diste, siguiendo el mismo procedimiento de la sección 9. La revocación no tiene efectos retroactivos y no procede cuando el tratamiento sea necesario para cumplir una obligación legal o un contrato vigente. Si la revocación impide prestar el servicio, te lo informaremos.

11.Conservación y seguridad

• Prospectos que no contratan: conservamos los datos del diagnóstico hasta por 12 meses y después los eliminamos.
• Conversaciones de WhatsApp: los últimos 10 mensajes de cada conversación y el registro de atención se conservan hasta por 12 meses desde el último mensaje, salvo que te conviertas en cliente.
• Clientes: durante la relación de servicios y después durante el plazo que exijan las leyes fiscales, mercantiles y laborales y el de prescripción de las acciones derivadas de la relación. Al terminar ese plazo, los datos se suprimen.

Aplicamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger tus datos contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizado. Entre ellas: acceso restringido al personal que lo necesita, contraseñas, respaldos y obligaciones de confidencialidad. Además, como contadores públicos guardamos secreto profesional sobre la información de nuestros clientes.

Si ocurriera una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa tus derechos patrimoniales o morales, te lo informaremos sin demora para que puedas tomar medidas.

12.Uso del sitio web, cookies y tecnologías similares

Nuestro sitio no utiliza cookies de publicidad ni de rastreo. Al visitarlo, los servicios que muestran las tipografías del sitio pueden recibir tu dirección IP. Consulta el detalle en nuestra Política de cookies.

13.Personas que nos contactan desde fuera de México

SERCOFI presta sus servicios en México y este aviso se rige por la legislación mexicana. Si nos contactas desde otro país, tratamos tus datos con los mismos principios de licitud, consentimiento, información, calidad, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad, y puedes ejercer los derechos descritos en este aviso. Cuando la legislación de tu país te reconozca derechos adicionales, haremos lo razonablemente posible por atender tu solicitud.

Algunos de nuestros proveedores se ubican fuera de México (sección 6), por lo que tus datos pueden ser tratados en otros países con las garantías contractuales correspondientes.

14.Cambios al aviso de privacidad

Este aviso puede cambiar por reformas legales, por nuestras propias necesidades o por cambios en nuestros servicios. Publicaremos la versión vigente en www.sercofi.mx/aviso-privacidad.html, indicando la fecha de la última actualización. Si el cambio es sustancial, también te lo comunicaremos por correo electrónico a los clientes activos.

15.Autoridad competente

Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puedes presentar una solicitud de protección de datos ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad encargada de aplicar la Ley. Debes presentarla dentro de los 15 días siguientes a que recibas nuestra respuesta o, si no te respondimos, una vez vencido el plazo de respuesta (artículo 40 de la Ley).